Manual winCRM
Conceptos básicos

Tablas maestras

Técnicos

Los técnicos son todos los trabajadores de la empresa que pueden tener que utilizar el programa. Se entiende que los técnicos son aquellas personas que van a utilizar el calendario, completar los datos de los clientes, crear tareas, reenviar consultas al resto de compañeros...

Departamentos

Los departamentos permiten hacer una gran agrupación de tareas. Por ejemplo, una asesoría podrá contar con un departamento "Laboral" donde se registrarán las tareas de ese departamento y un departamento "Contabilidad". Los trabajadores podrán decidir a qué departamento va imputada una tarea, teniendo un departamento configurado por defecto pero pudiendo siempre cambiarlo. 

Tipos de Tarea

Los tipos de tarea permiten clasificar las tareas de forma organizada. Por ejemplo se pueden utilizar los siguientes tipos de tarea, aunque esto es configurable para cada empresa: "Llamada", "Consulta", "Reunión", "Visita", "Email"... 

Clientes

La ventana de clientes le permitirá guardar los datos del cliente, tales como su nombre su nombre, comercial, NIF, direcciones, correos electrónicos y números de teléfono. 

Búsqueda: Para cargar todos los clientes puede pulsar en la tecla ESCAPE o en el botón X del buscador. Para buscar un cliente, ya sea por su nombre o bien por su nombre comercial, sitúe el cursor en el cuadro de búsqueda, escriba unas letras y pulse INTRO. Se cargarán en la lista todos los registros que cumplan el criterio de la búsqueda. La búsqueda no es sensible a mayúsculas, minúsculas o tildes. 

En la ventana de clientes, encontraremos también las oportunidades, las clasificaciones y las tareas, de las que se hablará más abajo. 

Tareas

Las tareas permiten crear eventos en el calendario de forma organizada asignando el técnico, el departamento, asignando de forma automática la fecha, la hora de inicio, y empezando directamente con un contador de minutos dedicados a la tarea. Se puede pausar el tiempo dedicado con el botón de pausa. Se puede hacer clic en el cuadro de texto de duración para cambiar el tiempo dedicado.

Por defecto las tareas se crearán completadas.

Para crear una tarea se deberá seleccionar el tipo de tarea, cuyo valor por defecto se ha podido configurar en la ventana de Tipos de Tareas.

El asunto permite agrupar las tareas por clientes. Es decir, que si usted indica un asunto en la tarea de un cliente, en las siguientes tareas que se generen para ese cliente, podrá seleccionar ese mismo asunto de la lista, consiguiendo una gran eficiencia en la creación de las tareas.

Tareas
Tareas

Tareas planificadas

Desde la ventana de tareas podrá acceder a la ventana de planificación de tareas, que permite crear una tarea, por defecto no completada, seleccionando el técnico, el departamento, la fecha, la hora de inicio, la duración prevista, el tipo de tarea y unas observaciones extendidas.

Por defecto las tareas planificadas se crearán no completadas.

Tareas planificadas
Tareas planificadas

Oportunidades

Las oportunidades permiten clasificar a los clientes y organizar el estado en el que se encuentra cada cliente respecto de los productos o servicios que les vendemos. Una oportunidad puede tener múltiples estados. Los estados son configurables, tanto en el orden como en el color. Una vez asignadas las oportunidades a los clientes, el color del estado se mostrará en la ficha del cliente.

Las oportunidades constituyen uno de los puntos más interesantes de este programa pudiendo cada empresa configurarlo como mejor le convenga. Las oportunidades en winCRM son muy versátiles y muy prácticas, solo hay que dedicarle 10 minutos a entender su funcionamiento.

Clasificaciones

Las clasificaciones permiten clasificar a los clientes en función de las actividades que realicen. Un cliente puede tener múltiples clasificaciones.

Con esto se logra agrupar a los clientes y obtener mejores resultados a la hora de filtrarlos en el Listado de Clientes.

Listado de clientes

Mediante el listado de clientes, usted podrá, de un manera muy práctica, filtrar los clientes por clasificaciones, oportunidades y estados.

Podrá ordenar la tabla por cualquiera de sus columnas y podrá utilizar un cuadro de texto de búsqueda para filtrar los clientes por nombre o nombre comercial.

Haciendo doble click en un cliente, se accede a su ficha.

Calendario

El calendario de winCRM le permite visualizar todas las tareas realizadas o pendientes de realizar por cada técnico, así como crear tareas desde el propio calendario, moverlas o eliminarlas.